Mitarbeitergespräche motivierend führen

Meist liegt es an der Unsicherheit und Unerfahrenheit der eingesetzten Führungskräfte Mitarbeitergespräche durchzuführen oder an dem Glauben, dass ein kleines Team bereits genug kommuniziert, so dass gesonderte Mitarbeitergespräche überflüssig erscheinen. Zudem ist dieses Thema häufig begleitet von der Angst, dass der Mitarbeitende es falsch verstehen könnte, wenn er kritisiert wird, die Arbeitsmotivation nach einem solchen Gespräch eher sinkt als steigt und im schlimmsten Falle die Qualität der Dienstleistung darunter leidet.

Jedoch ist der Wert eines solchen Gesprächs, selbst wenn es anfänglich noch mit gefühlten Unsicherheiten verbunden ist, um ein Vielfaches höher, als den vermeintlichen Frieden zu wahren, in dem auf diese Gespräche verzichtet wird. Doch wie gelingt es, ein ehrliches und konstruktives Feedback zu formulieren, welches meinen Mitarbeitenden sicher in seinen Stärken stärkt, aber ihn auch motiviert, an seinen Schwächen zu arbeiten? Regelmäßige Mitarbeitergespräche bieten eine erfolgreiche Möglichkeit, sich dieser Thematik zu widmen.

A) Vorbereitung
Die Basis liegt in einer durchdachten Vorbereitung. Damit nicht nur die Führungskraft, sondern auch der Mitarbeitende sich gründlich auf das Gespräch vorbereiten kann, sollte frühzeitig ein passender Termin und Zeitumfang festgelegt werden und eindeutig und schriftlich kommuniziert werden, worum es im Detail in diesem Gespräch geht. Das Ziel des Gespräches sollte immer sein, beiden Seiten die Möglichkeit des Austausches zu gewährleisten und die Äußerung der eigenen Sichtweisen und Erwartungen zu ermöglichen.

Folgende Fragestellungen können einer Führungskraft helfen, an alles zu denken und sich passend auf den jeweiligen Mitarbeitenden einzustellen:

• Welches Ziel bzw. welche Ergebnisse möchte ich erreichen?
  
  
• Welche Inhalte will ich konkret ansprechen? Was macht der Mitarbeitende gut? Wo kann sich dieser verbessern? Welche Möglichkeiten der Unterstützung können von betrieblicher Seite angeboten werden? Wie sieht die Zukunft/ Perspektives des Mitarbeitenden im Betrieb aus?
  
  
• Welche Informationen sind für das Gespräch notwendig? Sollten ggf. zuvor Informationen zu dem Mitarbeitenden über andere Führungskräfte eingeholt werden? Welche Unterlagen sind unterstützend nützlich?
  
  
• Welche Kommunikationsform sollte ich wählen, um auf Augenhöhe von meinem Mitarbeitenden verstanden zu werden?
  
  
• Wie eröffne ich das Gespräch? Wie gestalte ich den Einstieg?
  
  
• Bei Bedarf können standardisierte Gesprächsbögen für die Durchführung dieser Gespräche helfen. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass alle am Gespräch Beteiligten die gleiche gedankliche Vorbereitung haben, die Dokumentation der Gesprächsergebnisse wird erleichtert und ein Aufbauen auf zuvor erzielte Gesprächsergebnisse wird zukünftig gewährleistet.
  

B) Durchführung
Die nachfolgenden fünf Phasen bieten eine mögliche Struktur für ein Mitarbeitergespräch. Sicher machen Anpassungen je Mitarbeitenden und dessen Aufgabenbereich Sinn.

Phase 1: Gesprächseinstieg

• Schaffen Sie einen positiven bzw. angenehmen Gesprächseinstieg (z. B. über angenehmen Small talk, über Interessen des Mitarbeitenden oder seine Familie, Hobbys etc.)
  
  
• Bieten Sie einen Platz auf Augenhöhe, möglichst ohne Barrieren zwischen Ihnen und dem Mitarbeitenden (z. B. Sitzplätze über Eck), an
  
  
• Bieten Sie ein Getränk an (z. B. Kaffee, Tee, Wasser, Saft); zum einen lässt es sich mit einem Schluck zwischen durch besser reden und zum anderen zeigen Sie damit eine Wertschätzung und geben dem Gespräch einen angemessenen Rahmen
  
  
• Sprechen Sie zu Beginn die Rahmenbedingungen des Gesprächs an (z. B. Gesprächsdauer, -inhalt, -ziel/ -nutzen)

Phase 2: Rückblick und Feedback

• Gehen Sie auf aktuelle Projekte/ Aufgaben und Arbeitsergebnisse ein. Zeigen Sie, dass Ihnen bewusst ist, welche Aufgaben Ihr Mitarbeitender bewältigt. Dieses kann auch durch die Frage an den Mitarbeitenden „Was beschäftigt Sie derzeit inhaltlich am meisten bei Ihren Aufgaben?“ eingeleitet werden.
  
  
• Sprechen Sie über die Zielerreichung bzw. erzielten Erfolg. Was galt es, zu erreichen? Welchen Beitrag konnte der Mitarbeitende durch seine Arbeit leisten?
  
  
• Geben Sie Ihrem Mitarbeitenden eine Rückmeldung über Ihre Zufriedenheit mit seiner Arbeitsleistung? Was hat dieser gut gemacht? Wo liegen Möglichkeiten der zukünftigen Verbesserung? Welche Erwartungen haben Sie an die Leistung/ Verhalten Ihres Mitarbeitenden? Geben Sie dabei wertschätzendes Lob an den Menschen und konstruktive Kritik an die Leistung des Mitarbeitenden

Phase 3: Ziele und Ausblick

• Sprechen Sie über die weiterhin geplanten Aufgaben des Mitarbeiters. Ist dieser selbst mit diesen zufrieden?
• Sollten Veränderungen im Aufgabenfeld, Arbeitseinsatz oder in der Art der Aufgabenerfüllung erfolgen? Gibt es von Seiten des Mitarbeitenden Wünsche dazu?
• Welche bevorstehenden Ziele sind gemeinsam oder auch gezielt durch den Mitarbeitenden zu erreichen? Wie sieht der Weg bzw. die Meilensteine zum Ziel aus? Gibt es Hindernisse auf dem Weg zu Ziel?

Phase 4: Perspektiven und Wünsche

• Welche Weiterbildung bzw. Entwicklung sehen Sie für den Mitarbeitenden? Welche Wünsche bzw. Vorstellungen hat der Mitarbeitende selbst zu diesem Thema? Sollte kein Interesse an einer Weiterentwicklung sein, hinterfragen Sie die Gründe; ggf. bestehen dazu Unsicherheiten?
  
  
• Welche berufliche Perspektive sehen Sie für den Mitarbeitenden? Welche sieht dieser selbst für sich? Welche Schritte sind dafür nötig bzw. möglich?
  
  
• Welche persönlichen Wünsche hat der Mitarbeitender? Gibt es notwendige Veränderungen im Aufgabenbereich, in den Arbeitsbedingungen oder im Anstellungsverhältnis?

Phase 5: Gesprächsabschluss

• Schaffen Sie ein positives Gesprächsende mit klaren Vereinbarungen für die Zukunft
  
  
• Fassen Sie die erzielten Ergebnisse zusammen und halten Sie diese schriftlich fest; der Mitarbeitende sollte die schriftliche Zusammenfassung lesen und per Unterschrift quittieren
  
  
• Schließen Sie das Gespräch mit einem verbindlichen, freundlichen Abschluss
  

Während des gesamten Gesprächs kann die Kommunikation durch nachfolgende Tipps positiv beeinflusst werden: 

• Verhindern Sie Barrieren durch Abstand, Sitzordnung und Körperhaltung
  
  
• Achten Sie darauf, wie Ihr Erscheinen und Verhalten wirkt, schaffen Sie positive Sicherheiten
  
  
• Stellen Sie Fragen, die Sie dem Gesprächsziel näherbringen
  
  
• Widmen Sie Ihrem Mitarbeitenden Ihre volle Aufmerksamkeit, hören Sie aufmerksam zu und lassen Sie ihn ausreden
  
  
• Formulieren Sie Ihre Kritik so, dass sie hilft und konstruktiv ist
  
  
• Verwenden Sie verständliche Formulierungen bzw. stellen Sie sich auf die Sprache Ihres Mitarbeitenden ein, machen Sie nach Bedarf Pausen
  
  
• Trotz ggf. kontroversen Ansichten bewahren Sie den Überblick und bleiben Sie sachlich
  
  
• Vermeiden Sie (ungewollte) Unterbrechungen (z. B. stellen Sie Ihr Telefon aus/ um)
  
  
• Zeigen Sie Verständnis, seien Sie vertrauenswürdig und verbindlich
  
  
• Trennen Sie Beziehungs- und Sachprobleme
  
  
• Schaffen Sie ein Gleichgewicht zwischen Emotionen und Vernunft
  
  
• Gegen Sie respektvoll mit einander um und akzeptieren Sie andere Sichtweisen

Stellen Sie sicher, dass das Ergebnis und die getroffenen Vereinbarungen des Mitarbeitergesprächs nicht in Vergessenheit geraten. Ein Gespräch wird für den Mitarbeitenden erst die nachhaltige Wertschätzung erhalten, wenn auch die vereinbarten „Taten folgen“. 

• Die dokumentierten Ergebnisse aus den Gesprächen werden in der Personalakte des Mitarbeitenden abgelegt 
  
  
• Die Schritte für die vereinbarte Weiterentwicklung/ Verbesserung sind eingeleitet
  (z. B. Anmeldung zu einer Weiterbildung, Veränderung eines Arbeitsvertrages, Information der Kollegen über Veränderungen etc.)
  

• Gleichen Sie den Gesprächserfolg mit der ursprünglichen Gesprächsplanung ab: Ist es entsprechend der Vorstellungen/ Planung verlaufen? Gab es ungeplante Schwierigkeiten oder unerwartete Reaktionen des Mitarbeitenden? Woran lagen diese?
  
  
• Haben Sie das erreicht, was Sie geplant hatten? Wenn nein, woran lag es? Was hätten Sie besser bzw. anders machen können?

Wenn Sie wirklich an Ihrem Mitarbeitenden samt seinen Erwartungen und Wünsche an Sie als Arbeitgeber interessiert sind und vorhaben, möglichst langfristig mit diesen zusammenzuarbeiten, dann nutzen Sie die Chancen der regelmäßigen Mitarbeitergespräche. Es wird Sie alle gemeinsam weiterbringen und enger zusammenschweißen.

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Autorin: Lydia Albers| lydiaalbers.com

Bildquelle: 2023 KI generiert: midjourney.com