Arbeitsstrukturen für den Mitarbeitenden optimal gestalten

Erschwerend kommt in der heutigen Zeit die Personalsituation auf dem Arbeitsmarkt und damit auch erschwerend in den Betrieben dazu. Passende Mitarbeitende zu finden und vor allem diese zu halten, sind zusätzliche Herausforderungen für die touristischen Betriebe geworden. Das bedeutet, dass wir uns, neben einer erfolgreichen Dienstleistungsgestaltung und Gästebegeisterung, gezielt auch der Gestaltung der Arbeitsbedingungen/ -strukturen und im besten Fall der Begeisterung der Mitarbeitenden widmen müssen.

Somit ist im Umgang mit dem Gast und auch mit dem Mitarbeitenden professionelles Handeln besonders wichtig, um deren Erwartungen zu erfüllen bzw. am besten zu übertreffen. Gemeinsam abgestimmte Abläufe helfen, gezielt auf den Gast und den Mitarbeitenden einzuwirken und professionell in allen Gegebenheiten handeln zu können. Das gemeinsame Miteinander bzw. ein Arbeiten Hand-in-Hand der Beteiligten wird dabei durch gemeinsam festgelegte Strukturen gestärkt, die Zusammenarbeit erleichtert und Kommunikation verbessert. Sich bewusst einem gemeinsamen Verbesserungsmanagement zu stellen, stellt auch im Umgang mit den Mitarbeitenden ein wichtiges Handwerkzeug dar. Dabei können abstimmte Kommunikations- und Arbeitsprozesse inkl. der dazugehören Formblätter und Checklisten helfen auf veränderte Rahmenbedingungen einzuwirken, professionell in allen Gegebenheiten zu handeln und die eigene Qualität in allen Bereichen nachhaltig zu entwickeln.

Doch wie baue ich die zentralen Abläufe auf bzw. wie sollten diese am besten dokumentiert werden, um diese für den Alltag praktikabel zu halten? 

Grundsätzlich gilt, je einfacher, umso besser. Insbesondere mit Blick auf die Aktualisierung der entsprechenden Dokumente. Da ein Bild bekanntlich mehr als 1.000 Worte sagt, visualisieren Sie, wo es nur geht. Fotografieren Sie zur erreichende Ergebnisse (z. B. ein à la Carte-Gericht, ein fertigaufgebautes Buffet, ein gereinigtes Zimmer). Beschreiben Sie in Stichworten, nicht in Fließtexten, unter Anwendung der Darstellungsformen von Mind-Maps (z.B. https://www.mindmeister.com oder https://www.yworks.com/yed-live/) oder Flussdiagrammen (https://gitmind.com/de oder https://www.lucidchart.com/pages/). Sichern Sie wiederkehrenden Routine-Abläufe in Form von einfachen Checklisten ab. Diese lassen sich auch digital hinterlegen oder Sie laminieren diese und können sie im Team mit Einsatz von wegwischbaren Folienstiften mehrfach verwenden. Wenn Sie Ordner anlegen, egal ob physisch oder digital, vergeben Sie Zuständigkeiten bzw. Verantwortungen für die Pflege und Aktualisierung der Dokumente. 

Egal welche Dokumentationsform Sie wählen, stellen Sie sicher, dass das was Sie tun, auch zum Wohle Ihres Gastes bzw. Ihres Mitarbeitenden ist und zur Zufriedenheit dieser beiträgt. Setzen Sie die jeweiligen Brillen auf und hinterfragen Sie die Arbeitsschritte, aber vor allem auch die Erwartungen an das Ergebnis, insbesondere die Ihrer Gäste. Einheitliche und abgestimmte Arbeitsstrukturen sollen Erleichterung im Arbeitsalltag und in der Zusammenarbeit geben, aber vor allem dazu geeignet sein, Ihre Gäste zu begeistern.

Um dabei die Kommunikation im Team abzusichern und die Zeit für Einzelgespräche, Nachfass-/ Erinnerungsaktionen, für die Suche nach Dokumenten und Zuständigen möglichst gering zu halten, kann Ihnen eine Software- bzw. Cloud-Lösung wie beispielsweise hotelkit (oder auch teamkit) eine hervorragende technische Unterstützung bieten (https://hotelkit.net/de/). Die Software vernetzt das ganze Team auf einer zentralen Plattform und optimiert dadurch die Kommunikation und die Zusammenarbeit über Computer, Tablet und Smartphone Ihrer Mitarbeitenden. Daraus ergeben sich ein vereinfachter Arbeitsalltag, effiziente Prozesse und ein optimaler Einsatz Ihrer betrieblichen Ressourcen.

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Autorin: Lydia Albers| lydiaalbers.com

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